業務改善の事例 — サーバーの故障から、ホームページの作り替えまで

AI は業務を大きく変えます。ただ、便利になるほど、間違えたときの影響も大きくなります。だから要点は、AI に何をさせてよいかを人が先に決め、その範囲の中で任せることです。範囲が決まれば、以前は何時間もかかった作業を、AI が短い時間で、確かな形でこなせるようになります。

本記事は、「デジタル業務とは何か」で予告したシリーズの2本目です。1本目では、小さな Raspberry Pi 5 から自前の GPU サーバーを組み立てるまでをお伝えしました。今回は、1本目で予告した、その影響の大きさを思い知った失敗から始めます。

AI の提案どおりにして、サーバーが動かなくなった

GPU サーバーが動き始めてまもないころの、ある夜のことです。AI がサーバーの設定画面を見て、GPU の性能が制限されているので、GPU のつなぎ方の設定を変えれば本来の性能が出る、と提案しました。サーバーは何の問題もなく動いていました。それでも、筋の通った説明に納得して、その場で設定を変えました。

画面の下には、起動しなくなることがあるという注意書きがあり、AI の提案を見直すべきでした。人の判断を挟まずに採った結果、異常を知らせるランプが点き、サーバーは起動しなくなりました。

手を尽くしても直らず、設定を開くことさえできません。AI からも、これ以上できることはないという答えが返ってきました。それでも、やり方を根本から変えて試し続けると、ようやく設定の画面が開きました。変えた箇所を戻し、サーバーが動き出したのは、すっかり日が昇ってからでした。

設定を変える必要は、初めからありませんでした。AI の力は本物ですが、外れたときの影響も同じだけ大きくなります。どの提案を採るかを見分けるには、仕組みを知り、試して失敗した経験が要ります。

この経験から、AI と作業するときの決まりを作りました。

• 良くするための変更ほど、裏目に出たときのことを先に考える
• 変える前に、何が変わるのか、失敗したらどうなるのか、どう戻すのかを確かめる
• AI の提案は大いに使う。採るかどうかの判断と、その責任は人が持つ

4日でホームページを作り替える

任せる範囲を決めたうえで、最初に大きく変えたのが、このホームページです。

以前のホームページも、自分たちで一から作りました。デザインを決め、文章を書き、ページを一つずつ組み立てる。文章を一か所直すにも画面を開いて手で操作する必要があり、とても手間がかかりました。

そこで、ホームページを作り替えました。ページも記事も、AI が直接読み書きできる文字のファイルで作り直し、作り始めてから4日で公開しました。変更はすべて記録に残り、いつでも前の状態に戻せます。

この4日間、人が決めたのは次のことです。

• 誰に向けたホームページか、何を伝えるか
• 事務所の名前・住所・連絡先など、間違えてはいけない情報
• 公開してよいかどうか

ページの組み立て、デザインの調整、文章の下書き、引っ越しの手順は、AI と一緒に進めました。

当時大変だったことが、一瞬でできる

今は、以前なら何時間もかかった作業が、AI に頼めば短い時間で終わります。

• 表記の統一: 共通の項目は、1か所直せば全ページに反映されます
• 内容の更新: 記事に関わる情報が変わると知らせが届き、最新の内容に保ちます
• 媒体の投稿: 記事と同じ判断で、SNS などの投稿もまとめて作ります

速いだけではありません。AI が作ったものは、人が決めた手順で確かめてから出します。任せる範囲と確かめる手順を先に決めておくから、速さと確かさを両立できます。

実装のポイント

AI で業務を改善するときに、当事務所の経験からお伝えしたいことは次の3つです。

• 任せる範囲を先に決める: AI に何をさせてよいか、どこをさわってよいかを、作業の前に人が決めます
• 結果に責任を持つのは人: AI の提案を採るときは、本当に必要か、裏目に出たらどうなるかを確かめてから決めます
• 確かめる手順まで組む: 作って終わりにせず、出す前に確かめる段取りまで決めます

次の記事では、AI に直接作業を任せるときに、預かった情報をどう守るかをお伝えしています。

当事務所のサポート

当事務所は、自ら作って動かしてきた経験をもとに、事務所や企業の業務改善を支援いたします。

• 任せる範囲の整理: どの業務を AI に任せ、どこを人が判断するかを一緒に整理いたします
• ホームページの作り替えと運用: AI と一緒に直し続けられるホームページへの作り替えと、公開後の運用の組み立てを支援いたします
• 確かめる段取りの設計: AI の作ったものを人が確かめる手順をご提案いたします

デジタル業務に関するご相談は、お問い合わせフォームよりお気軽にお寄せください。

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本記事は、行政書士法第1条の2第2項の趣旨に基づく取組の一環として公開しています。